Membuat SOP Badan untuk Scaling

Pendahuluan

Dalam pelajaran ini Anda akan mempelajari cara membuat SOP Badan (Standard Operating Procedures) yang solid, yang menjadi fondasi utama untuk menskalakan bisnis agen properti. SOP adalah sistem tertulis yang mengurangi error, mempercepat onboarding tim, meningkatkan kualitas kerja, dan membuat bisnis berjalan tanpa ketergantungan pada satu orang.

Apa yang akan Anda dapatkan:

  • Cara praktis membangun SOP untuk semua bagian bisnis.
  • Checklist langkah demi langkah membuat SOP yang rapi dan dapat dijalankan oleh tim.
  • Template implementasi yang dapat langsung dipakai.

Prasyarat/Alat yang Dibutuhkan:

  • Laptop/PC
  • Google Docs atau Notion
  • Akses ke workflow bisnis yang saat ini berjalan
  • Kemampuan mengamati dan mencatat proses kerja secara objektif

Langkah-langkah Utama

1. Petakan Semua Proses Bisnis Secara Menyeluruh

Tujuan: Mengetahui apa saja yang harus dibuatkan SOP sebelum menulisnya.

Instruksi Detail:

  1. Buat daftar seluruh aktivitas yang terjadi dalam bisnis Anda:
    • Marketing
    • Lead Handling
    • Prospek & Viewing
    • Follow-Up & Closing
    • After Sales
    • Rekrutmen & Training Agen
    • Administrasi & Legal
    • Finance & Reporting
  2. Urutkan dari yang paling sering dilakukan hingga yang paling kritis.
  3. Tandai proses mana yang sering menimbulkan masalah, error, atau delay.
  4. Pilih 3 proses prioritas untuk dibuatkan SOP pertama kali.

(Visual Hint: Tampilan tabel Google Sheets dengan kolom: “Nama Proses – Frekuensi – Level Urgensi – Masalah Umum – Prioritas”.)

Tip Penting:
Fokus awal pada proses yang paling sering menghambat pertumbuhan, bukan yang paling mudah dibuat.

2. Uraikan Setiap Proses Menjadi Langkah Mikro

Tujuan: Membuat alur kerja yang jelas dan dapat diikuti siapa pun.

Instruksi Detail:

  1. Ambil proses prioritas nomor 1.
  2. Tulis seluruh langkahnya secara micro-step seperti memberi instruksi ke orang baru:
    • Contoh: “Buka CRM → Klik menu Leads → Pilih lead baru masuk → Masukkan data pelanggan…”
  3. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab setiap langkah.
  4. Tandai langkah yang wajib dilakukan secara standar dan tidak boleh dilewati.
  5. Susun alur mikro tersebut menjadi SOP awal versi draft.

(Visual Hint: Diagram alur (flowchart) sederhana, kotak demi kotak menggambarkan langkah-langkah kecil).

Peringatan:
Hindari membuat SOP abstrak seperti “Lakukan follow-up dengan baik.” Ini tidak jelas dan tidak bisa dieksekusi.

3. Gunakan Format SOP Standar yang Mudah Dibaca

Tujuan: SOP tidak hanya lengkap, tapi mudah dipahami oleh tim.

Instruksi Detail:

Gunakan format berikut untuk setiap SOP:

  • Nama SOP: (contoh: SOP Follow-Up 7 Hari)
  • Tujuan: (mengurangi kehilangan prospek)
  • Siapa yang Bertanggung Jawab: (misal: Agent / Admin)
  • Tools yang Digunakan: CRM, WhatsApp, Email
  • Langkah-langkah: (micro-steps terurut)
  • Checklist Harian/Mingguan: (untuk memudahkan eksekusi)
  • Standar Kualitas: (apa indikator SOP dianggap selesai)
  • Contoh Output: screenshot atau template pesan

(Visual Hint: Tampilan dokumen Notion dengan format template SOP berisi kolom dan heading rapi.)

Tip:
Gunakan bullet point sebanyak mungkin agar SOP mudah dipindai (scanable).

4. Dokumentasikan SOP di Sistem Pusat (Notion/Drive)

Tujuan: Semua orang memiliki referensi yang sama dan terbaru.

Instruksi Detail:

  1. Buat folder “📁 SOP Master” di Google Drive atau database Notion.
  2. Pisahkan berdasarkan kategori:
    • Marketing
    • Operasional Agen
    • Closing & Negosiasi
    • Admin & Finance
    • Rekrutmen & Training
  3. Beri nomor index seperti:
    • A1 – SOP Lead Intake
    • A2 – SOP Follow-Up 7 Days
    • B1 – SOP Viewing Checklist
  4. Pastikan dokumen Anda:
    • Mudah dicari
    • Mudah diperbarui
    • Versinya jelas (v1.0, v1.1, dst.)

(Visual Hint: Tampilan folder Drive dengan sub-folder SOP Kategori).

Peringatan:
Jangan menyimpan SOP di WhatsApp atau file berserakan. Itu mengacaukan konsistensi tim.

5. Lakukan Uji Coba SOP Bersama Tim

Tujuan: Memastikan SOP jelas, bisa berjalan, dan tidak membingungkan.

Instruksi Detail:

  1. Berikan SOP ke 1–2 anggota tim baru atau junior.
  2. Minta mereka mengikuti SOP tanpa bantuan Anda.
  3. Catat:
    • Langkah yang membingungkan
    • Langkah yang tidak konsisten
    • Langkah yang memerlukan visual tambahan
  4. Revisi SOP berdasarkan temuan uji coba.

(Visual Hint: Layar memperlihatkan agen mengikuti SOP di HP sambil mengerjakan tugas).

Tip:
Jadikan SOP sebagai dokumen hidup yang terus diperbarui setiap kali Anda menemukan hambatan baru.

6. Tambahkan Checklist Eksekusi & KPI Per SOP

Tujuan: SOP bukan hanya dokumen, tapi alat kontrol kualitas kerja.

Instruksi Detail:

  1. Untuk setiap SOP, buat checklist eksekusi sederhana:
    • Contoh:
      • Lead masuk dicatat dalam 5 menit
      • Follow-up pertama < 1 jam
      • Status dicatat di CRM
  2. Tentukan KPI kecil:
    • Response time
    • Jumlah follow-up
    • Jumlah viewing terjadwal
  3. Integrasikan checklist ke:
    • Notion
    • Google Sheets
    • Atau CRM Anda

(Visual Hint: Checklist di Notion dengan checkbox yang bisa dicentang.)

Tip:
Checklist = alat antimalas. Tanpa checklist, SOP hanya dekorasi.

7. Integrasikan SOP ke Sistem Pelatihan & Onboarding Agen Baru

Tujuan: Scaling bisnis berarti onboarding cepat dan konsisten.

Instruksi Detail:

  1. Buat modul pelatihan singkat berbasis SOP.
  2. Gabungkan SOP inti ke dalam:
    • Training hari pertama
    • Training 7 hari pertama
    • Training 30 hari pertama
  3. Berikan kuis kecil untuk memastikan agen memahami SOP.
  4. Tetapkan standar sertifikasi internal:
    Agen hanya boleh handle klien jika sudah lulus SOP dasar.

(Visual Hint: Tampilan halaman onboarding di Notion dengan link-link SOP).

Peringatan:
Jangan biarkan agen baru terjun tanpa SOP — itu membuat bisnis Anda kacau dan tidak scalable.

Ringkasan Pelajaran

3 poin penting yang harus Anda ingat:

  1. SOP adalah mesin scaling — tanpa SOP, bisnis hanya bertumpu pada individu.
  2. Buat SOP dalam bentuk langkah mikro dan contoh nyata agar dapat dieksekusi siapa pun.
  3. SOP harus diintegrasikan ke sistem onboarding dan dievaluasi secara berkala.

Tugas Praktis untuk Anda

Latihan Wajib:

  1. Pilih 3 proses terpenting dalam bisnis Anda (misal: Follow-up, Viewing, Closing).
  2. Buat draft SOP 1 halaman untuk masing-masing proses menggunakan format di atas.
  3. Upload ke Notion atau Google Drive, beri nama versi (v1.0).
  4. Tes SOP kepada 1 orang anggota tim dan revisi minimal 1 kali.

Setelah ini, Anda sudah memiliki pondasi scalable system untuk bisnis agen properti Anda.

Previous Lesson
Back to Course
Next Lesson