Mengelola Jadwal & Kunjungan Properti
Pendahuluan
Pada pelajaran ini Anda akan mempelajari cara mengatur jadwal, kunjungan properti, dan koordinasi antara pemilik–pembeli–agen secara profesional. Kemampuan ini membuat Anda terlihat sangat teratur, cepat merespons, dan mempercayai klien.
Dengan sistem yang benar, Anda akan:
- Meminimalkan bentrokan jadwal antara pemilik dan calon pembeli.
- Menghindari hilangnya peluang karena lupa tindak lanjut.
- Menghemat waktu di lapangan dan meningkatkan rasio penutupan.
Prasyarat & Alat yang Dibutuhkan:
- WhatsApp Business (Siaran & Pelabelan WA)
- Google Kalender atau aplikasi kalender lainnya
- Pelacakan spreadsheet jadwal kunjungan
- Konfirmasi kunjungan templat
- Catatan atau CRM sederhana
Langkah-Langkah Utama
1. mengumpulkan Informasi Wajib dari Pembeli sebelum Menjadwalkan Kunjungan
Tujuannya agar Anda tidak membuang waktu kepada pembeli yang tidak serius.
Detail Instruksi:
- Ajukan pertanyaan kualifikasi:
- “Anggaran Anda berapa?”
- “Haruskah saya membeli kapan?”
- “Apakah properti ini cocok dari lokasinya?”
- Simpan jawaban pembeli di catatan atau CRM.
- Konfirmasi bahwa pembeli benar-benar ingin melihat lokasi.
(Petunjuk Visual: Tampilan chat WA dengan pembeli berisi pertanyaan.)
Tip:
Pembeli yang serius akan menjawab cepat dan lengkap. Pembeli yang lambat biasanya perlu edukasi tambahan sebelum dijadwalkan kunjungan.
2. Koordinasikan Jadwal dengan Pemilik Properti
Pemilik harus nyaman dan siap menerima kedatangan pembeli.
Detail Instruksi:
- Hubungi pemilik untuk menanyakan ketersediaan waktu.
- Berikan 2–3 opsi jam kepada pemilik agar mudah dipilih.
- Catat jam yang disetujui.
- Menyimpan informasi alamat dan proses masuk lokasi.
(Petunjuk Visual: Tangkapan layar catatan “Alamat + Instruksi Khusus” di Catatan Aplikasi.)
Peringatan:
Jangan pernah mengajak pembeli ke lokasi tanpa izin pemilik. Ini merusak reputasi Anda.
3. Buat Jadwal Resmi di Kalender Anda
Setiap jadwal wajib tertulis agar tidak ada yang terlewat.
Detail Instruksi:
- Buka Google Kalender atau aplikasi serupa.
- Tambahkan agenda: “Kunjungi: [Nama Pembeli] – [Alamat Properti]”.
- Masukkan lokasi lengkap.
- Atur notifikasi 1 jam sebelum kunjungan.
(Petunjuk Visual: Google Kalender dengan properti kunjungan acara yang ditandai warna berbeda.)
Tip:
Gunakan warna berbeda untuk:
- Kunjungi pembeli (hijau)
- Bertemu pemilik (biru)
- Tindak lanjut (kuning)
4. Konfirmasikan Jadwal ke Pembeli dan Pemilik
Konfirmasi adalah SOP wajib.
Detail Instruksi:
- Kirim pesan konfirmasi ke pembeli berisi:
- Alamat lengkap
- Jam kunjungan
- Tautan Google Maps
- Kontak Anda
- Kirim pesan konfirmasi ke pemilik dengan data pembeli.
- Minta pembeli membalas “OK/Siap” sebagai bukti fix jadwal.
(Petunjuk Visual: Chat WA dengan pembeli: “Baik Pak, jadwal kita fix jam 15:00.”)
Tip:
Pembeli yang tidak merespon konfirmasi berpotensi batal datang. Siapkan rencana cadangan.
5. Persiapkan Kunjungan 1–2 Jam Sebelum Waktu Kunjungan
Agen profesional tidak pernah datang “kosong”.
Detail Instruksi:
- Daftar data review: harga, spesifikasi, nilai jual.
- Cek rute perjalanan dan perkiraan waktu tempuh.
- Pastikan baterai HP penuh 80–100%.
- Siapkan template pidato untuk presentasi singkat di lokasi.
- Hubungi pemilik untuk mengingatkan dengan sopan:
“Pak, kami otw jam… ya.”
(Petunjuk Visual: Rencana rute Google Maps dan catatan ringkas nilai penjualan.)
Peringatan:
Jangan berangkat mepet waktu. Keterlambatan >7 menit menurunkan kepercayaan pembeli.
6. Laksanakan Kunjungan dengan Standar Profesional
Tujuannya memberikan pengalaman kunjungan yang nyaman dan meyakinkan.
Detail Instruksi:
- Datang 10–15 menit lebih awal.
- Periksa kondisi rumah:
- Buka tirai
- Nyalakan lampu
- Pastikan tidak ada bau apek
- Sambut pembeli dengan ramah, ajak keliling secara terstruktur:
- Ruang utama → kamar → dapur → halaman.
- Menjelaskan highlight dengan singkat dan berdasarkan fakta.
- Jawab pertanyaan tanpa melebih-lebihkan.
(Petunjuk Visual: Agen sedang menunjukkan bagian rumah dengan pointer sales point.)
Tip:
Beri pembeli momen untuk menjelajah sendiri. Agen yang terlalu “ikut-ikut” mengganggu kenyamanan.
7. Catat Hasil Kunjungan dan Tindak Lanjut Langsung
Tindak lanjut cepat adalah kunci penutupan.
Detail Instruksi:
- Kata pembeli yang terkesan:
- Suka apa?
- Ragu apa?
- Kendala apa?
- Kirim pesan tindak lanjut maksimal 10 menit setelah kunjungan:
“Bagaimana menurut Anda tadi? Bagian mana yang paling cocok?” - Update status pembeli di CRM menjadi: Kunjungi → Tertarik / Tidak Tertarik / Bandingkan Unit Lain.
(Petunjuk Visual: Tabel CRM pembeli dengan kolom status setelah kunjungan.)
Peringatan:
Jangan menunggu pembeli menghubungi Anda duluan. Anda harus memimpin komunikasi.
8. Jadwalkan Kunjungan Tambahan Jika Pembeli Belum Yakin
Pembeli sering butuh perbandingan.
Detail Instruksi:
- Kirim 2–3 daftar pembanding yang relevan.
- Ajukan pertanyaan pemicu:
“Mau kita lihat besok pagi atau sore, Pak?” - Koordinasikan lagi dengan pemilik properti berikutnya.
- Buat jadwal resmi di kalender.
(Petunjuk Visual: Kunjungan acara Kalender penuh bertanda warna hijau.)
Tips:
Pembeli yang Anda dampingi sampai tahap multiple browsing mempunyai peluang penutupan 3× lebih besar.
Ringkasan & Tugas
3 Poin Kunci
- Jadwal dan kunjungan yang profesional meningkatkan peluang penutupan secara signifikan.
- Jadwal konfirmasi dan tindak lanjut cepat adalah SOP yang wajib ditegakkan.
- Sistem kalender + CRM sederhana cukup untuk membuat pekerjaan Anda 3× lebih teratur.
Tugas Praktis
Buat Sistem Manajemen Jadwal Kunjungan Anda dengan langkah berikut:
- Buat kolom spreadsheet: Nama Pembeli – Properti – Jam Kunjungan – Status – Catatan.
- Atur Google Kalender dengan kode warna untuk setiap jenis aktivitas.
- Lakukan minimal 3 kali kunjungan dalam 7 hari ke depan menggunakan SOP ini.