Cara Mengelola Listing dengan Sistem (Manual + Digital)

Pendahuluan

Pada pelajaran ini Anda akan mempelajari cara mengelola listing secara profesional menggunakan sistem manual dan digital sehingga pekerjaan Anda sebagai agen properti menjadi lebih tertata, cepat, dan terukur. Dengan memiliki sistem yang rapi, Anda akan mampu memproses lebih banyak listing, menghindari kehilangan prospek, serta meningkatkan peluang closing.

Prasyarat & Alat yang Dibutuhkan:

  • Google Drive / Dropbox
  • Spreadsheet (Google Sheets / Excel)
  • CRM Real Estate (Opsional: Trello, Asana, Pipedrive, atau CRM Properti lokal)
  • Folder manajemen file
  • Akses internet
  • Foto/Video properti

Langkah-langkah Utama

1. Tentukan Sistem Manajemen Listing yang Anda Gunakan

Pilih apakah Anda akan mengelola listing secara manual, digital, atau kombinasi keduanya.

Instruksi Detail:

  1. Tentukan media utama yang akan menjadi pusat manajemen data (misalnya: Google Sheets).
    (Visual Hint: Tampilkan screenshot Google Sheets kosong dengan header tabel.)
  2. Buat folder utama bernama LISTING PROPERTI di Google Drive.
    (Visual Hint: Folder Drive dengan ikon bintang.)
  3. Buat subfolder:
    • Aktif
    • Pending
    • Sold/Rented
    • Rejected
  4. Putuskan apakah Anda menggunakan CRM tambahan untuk tracking aktivitas.
    (Visual Hint: Tampilan board Trello dengan kolom prospek/listing.)

Tip Penting:
Gunakan sistem hybrid (Manual + Digital) jika Anda sering bekerja di lapangan. Data manual tetap dicatat cepat, lalu dirapikan di sistem digital pada akhir hari.

2. Buat Data Master Listing yang Konsisten

Data master adalah pusat informasi setiap listing yang wajib seragam agar mudah diproses.

Instruksi Detail:

  • Buat header tabel berikut di Google Sheets:
    • ID Listing
    • Foto Folder Link
    • Alamat
    • Harga Jual/Sewa
    • Harga Nego Minimal
    • Tipe Properti
    • Legalitas
    • Luas Tanah
    • Luas Bangunan
    • Jumlah Kamar
    • Status (Aktif/Pending/Sold)
    • Kontak Pemilik
    • Catatan
    • Tanggal Update Terakhir
  • Tetapkan format standar untuk setiap kolom (misalnya angka, tanggal, teks).
    (Visual Hint: Sheets dengan kolom yang sudah diberi format.)

Peringatan:
Jangan pernah mengandalkan pencatatan acak seperti chat atau buku kecil. Semua data WAJIB masuk ke data master agar tidak hilang.

3. Kumpulkan dan Susun Dokumen Listing

Dokumen yang rapi membuat proses validasi dan closing lebih cepat.

Instruksi Detail:

  • Kumpulkan dokumen berikut dari pemilik:
    • Foto KTP pemilik
    • Sertifikat (SHM/HGB/PPJB)
    • IMB / PBG
    • PBB
    • Surat kuasa jual (jika diperlukan)
  • Simpan dalam subfolder khusus setiap listing.
    (Visual Hint: Folder bernama “Listing A – Dokumen” berisi file PDF/JPG.)
  • Gunakan penamaan file yang konsisten seperti:
    • KTP_pemilik.jpg
    • SHM_no12345.pdf
    • PBB_2025.pdf

Tip:
Gunakan scanning app seperti Adobe Scan agar dokumen lebih rapi dan mudah dibaca.

4. Masukkan Listing ke Sistem Digital (Spreadsheet + CRM)

Saat data sudah siap, lanjutkan ke input sistem digital.

Instruksi Detail:

  1. Buka tabel listing dan tambahkan ID unik untuk setiap properti.
  2. Isi semua data teknis sesuai header.
  3. Masukkan link folder foto/dokumen.
  4. Update status awal: Aktif.
  5. Jika menggunakan CRM, buat kartu baru bertuliskan nama listing.
    (Visual Hint: Board CRM dengan kartu “Rumah Jl Mawar – Aktif”.)

Tip Profesional:
Gunakan warna untuk menandai listing yang butuh aksi segera (merah), listing panas (kuning), dan listing aman (hijau).

5. Catat Semua Aktivitas Listing Secara Real-Time

Agen profesional selalu mencatat setiap kejadian untuk memudahkan tracking.

Instruksi Detail:

  • Catat aktivitas seperti:
    • Telpon pemilik
    • Update harga
    • Visit buyer
    • Kirim iklan
    • Negosiasi
    • Closing meeting
  • Tambahkan kolom Timeline Aktivitas di spreadsheet atau gunakan fitur “Activity Log” di CRM.
    (Visual Hint: Log aktivitas dengan timestamp.)

Peringatan:
Jangan menunda menginput aktivitas. Delay 1 jam saja bisa membuat Anda kehilangan informasi penting.

6. Update Status Listing Secara Teratur

Listing yang tidak update membuat data kotor dan menyulitkan proses follow-up.

Instruksi Detail:

  • Set waktu khusus setiap hari untuk melakukan update (misal pukul 20:00–20:30).
  • Ubah status sesuai kondisi terbaru:
    • Aktif → Pending
    • Pending → Sold
    • Aktif → Rejected
  • Update tanggal terakhir update agar data tetap segar.
    (Visual Hint: Kolom status berubah warna.)

Tip:
Gunakan conditional formatting untuk memberi warna otomatis pada setiap status.

7. Arsipkan Listing yang Sudah Tidak Aktif

Agar sistem tetap bersih dan responsif.

Instruksi Detail:

  • Pindahkan folder listing ke subfolder Sold/Rented atau Rejected.
  • Tandai data master dengan status final.
  • Hapus kartu listing dari CRM atau pindahkan ke kolom “Done”.
  • Buat catatan penutupan transaksi (closing note).

Tip:
Menyimpan arsip yang rapi akan membantu ketika ada transaksi susulan dari pemilik yang sama.

Ringkasan & Tugas

3 Poin Kunci

  • Sistem manajemen listing wajib konsisten, update, dan rapi.
  • Gunakan kombinasi manual + digital untuk efisiensi maksimal.
  • Setiap listing harus memiliki dokumen lengkap, data master, dan timeline aktivitas.

Tugas Praktis

Buat sistem manajemen listing Anda sendiri dengan langkah berikut:

  1. Buat folder utama dan subfolder untuk manajemen listing.
  2. Buat Google Sheets dengan header data master lengkap.
  3. Input minimal 3 listing ke dalam sistem dan sertakan link foto, dokumen, dan status.

Previous Lesson
Back to Course
Next Lesson