Membuat Prospek Database & Pipeline Marketing

Pendahuluan

Di dunia properti, database adalah aset paling berharga. Agen yang memiliki database rapi, terstruktur, dan aktif melakukan tindak lanjut akan selalu menghasilkan lebih banyak transaksi dibandingkan agen yang hanya mengandalkan peluang saat itu. Modul ini akan memandu Anda membangun database prospek, mengelompokkannya, dan membuat pipeline marketing yang setiap memastikan prospek di-follow-up hingga penutupan.

Manfaat Praktis:

  • Anda memiliki daftar prospek yang selalu berkembang.
  • Anda tahu siapa yang harus di-follow-up hari ini tanpa bingung.
  • Anda tidak kehilangan potensi prospek karena lupa tindak lanjut.
  • Anda dapat memprediksi potensi omzet 1–3 bulan ke depan.

Prasyarat/Alat yang Dibutuhkan:

  • Google Sheets atau Excel.
  • WhatsApp Bisnis.
  • Email (opsional).
  • CRM sederhana (opsional — bisa diganti spreadsheet).
  • Pemasaran jalur templat.

Langkah-langkah Utama

1. Kumpulkan Semua Prospek dari Semua Sumber

Instruksi Detail:

  • Catat prospek yang berasal dari:
    • WhatsApp
    • Media sosial (DM, komentar, iklan)
    • Chatbot
    • Rumah terbuka
    • Dari pintu ke pintu & bertani
    • Referral dan database lama
  • Buat spreadsheet dengan kolom:
    • Nama
    • Nomor HP/WA
    • Sumber prospek
    • Kebutuhan: Jual / Beli / Sewa
    • Budget / Harga Properti
    • Area yang diminati
    • Tingkat minat (Dingin / Hangat / Panas)
    • Catatan tambahan
    • Jadwal follow-up berikutnya

(Petunjuk Visual: Tampilan spreadsheet dengan kolom-kolom prospek lengkap dan status minat.)

Tip Penting:
Masukkan prospek maksimal 5 menit setelah rindu, agar tidak tertinggal dan jangan lupa komunikasi detail.

2. Kelompokkan Prospek Berdasarkan Kategori & Prioritas

Instruksi Detail:

  • Kategorikan prospek menjadi:
    • Prospek Penjual
    • Prospek Pembeli
    • Prospek Penyewa
    • Rujukan
  • Tentukan suhu prospek:
    • Dingin: hanya bertanya, belum serius.
    • Hangat: sedang mencari atau berencana dalam 1–3 bulan.
    • Panas: ingin transaksi segera.
  • Tambahkan warna untuk memudahkan visualisasi:
    • Biru → Dingin
    • Kuning → Hangat
    • Merah → Panas

(Petunjuk Visual: Spreadsheet dengan highlight warna berbeda pada kategori prospek.)

Peringatan:
Banyak agen gagal karena tidak memprioritaskan prospek panas, sehingga akhirnya prospek tersebut membeli melalui agen lain.

3. Membuat Pipeline Marketing 5 Tahap untuk Mengelola Prospek

Pipeline adalah alur perjalanan prospek dari pertama kali kontak hingga penutupan. Gunakan 5 tahap berikut:

  1. New Lead (Prospek Baru)
  2. Qualified (Sudah Cocok & Jelas Kebutuhannya)
  3. Melihat / Survei
  4. Perundingan
  5. Penutupan

Instruksi Detail:

  • mengirimkan prospek antar-tahap sesuai kemajuan:
    • Jika prospek membalas dan serius → pindahkan ke Qualified.
    • Jika sudah survei → pindahkan ke Viewing.
    • Jika sudah tawar-menawar → pindahkan ke Negosiasi .
  • Tambahkan tanggal update pada setiap perubahan status.
  • Simpan catatan singkat per komunikasi:
    • “Sudah kirim 3 listing, minta jadwal survei minggu depan.”
    • “Tertarik tapi budget kurang 50 juta.”
    • “Akan menjual rumah awal bulan depan.”

(Petunjuk Visual: Tampilan pipeline 5 kolom seperti board Kanban. )

Tip Strategi:
Pipeline adalah radar omzet Anda. Semakin banyak di tahap “Negosiasi”, semakin besar potensi penutupan dalam waktu dekat.

4. Atur Jadwal Tindak Lanjut Otomatis & Manual

Instruksi Detail:

  • Atur ritme follow-up:
    • Prospek Panas → tindak lanjut setiap 1–2 hari
    • Prospek Hangat → tindak lanjut setiap 3–7 hari
    • Prospek Dingin → tindak lanjut setiap 14–30 hari
  • Gunakan tools:
    • Google Kalender untuk pengingat.
    • WhatsApp Business untuk pelabelan :
      • Menindaklanjuti
      • Timbal Panas
      • Data Baru
    • Pengingat otomatis melalui chatbot (opsional).
  • Siapkan template tindak lanjut:
    • “Halo Pak/Bu, mau perbarui daftar terbaru yang mungkin cocok?”
    • “Unit yang Anda minati ada yang baru muncul. Boleh saya kirimkan?”

(Petunjuk Visual: Tampilan pengingat tindak lanjut pada Google Kalender atau label WA.)

Peringatan:
Jangan tindak lanjuti dengan gaya memaksa. Fokus pada memberi nilai tambah, bukan mendesak.

5. Membuat Sistem Pencatatan Komunikasi yang Konsisten

Instruksi Detail:

  • Setiap selesai komunikasi:
    • Tulis catatan singkat.
    • Update suhu prospek.
    • Update jadwal tindak lanjut berikutnya.
  • Gunakan kolom “Kontak Terakhir” dan “Tindak Lanjut Berikutnya”.
  • Simpan voice note penting di folder khusus dan beri nama sesuai prospek.

(Petunjuk Visual: Kolom spreadsheet dengan tanggal kontak terakhir dan catatan pendek.)

Tip:
Ketika data rapi dan lengkap, Anda bisa tahu peluang mana yang harus dikejar terlebih dahulu.

6. Gunakan Kampanye Pipeline untuk Mempercepat Pergerakan Prospek

Instruksi Detail:

  • Untuk New Leads: kirim katalog listing terbaru.
  • Untuk Qualified: kirim properti presentasi video.
  • Untuk Melihat: kirim unit alternatif + survei pengingat.
  • Untuk Negosiasi: kirim informasi tambahan seperti:
    • Estimasi biaya KPR
    • Bank promosi
    • Keunggulan unit dibandingkan kompetitor
  • Untuk prospek yang tidak merespons:
    • Kirim pesan reaktivasi:
      • “Apakah kebutuhan properti Anda masih sama seperti sebelumnya?”

(Petunjuk Visual: Alur kampanye email/WA untuk setiap tahap pipeline.)

Strategi Penting:
Prospek bergerak maju apabila Anda memberikan “alasan untuk bergerak”—informasi, opsi baru, harga baru, promo, atau urgensi.

Ringkasan & Tugas

3 Poin Kunci:

  1. Basis data adalah aset utama agen profesional—dan harus terus diperbarui.
  2. Pipeline marketing membantu Anda mengontrol perjalanan prospek dari awal hingga penutupan.
  3. Tindak lanjut yang teratur adalah pembedaan antara agen biasa dan agen berkinerja terbaik.

Tugas Praktis (Latihan):

  • Buat database spreadsheet prospek Anda menggunakan template 10 kolom di atas.
  • Masukkan minimal 30 prospek pertama dari WhatsApp, media sosial, atau database lama.
  • Buat pipeline 5 tahap dalam bentuk board (Kanban style) di Google Sheets/Notion, lalu pindahkan prospek sesuai statusnya.

Previous Lesson
Back to Course
Next Lesson